Деловое мероприятие b2b индустрии Convene собрало рекордное за три года количество приглашенных покупателей (hosted buyers) – 164 из 29 стран! Это те компании, ради которых сюда съехались экспоненты со всего Балтийского региона, а также ближайшие соседи из Словакии, Беларуси и Украины.

Накануне выставки 10 февраля в Radisson Blu Hotel Lietuva состоялась обучающая сессия – Professional Development Academy. Для экспонентов Convene участие было бесплатным. Поделиться с ними своим опытом и знаниями прибыли ведущие лидеры и эксперты индустрии MICE. Обсуждались следующие темы: «Основные направления в индустрии MICE-туризма», «Европейские ассоциации. Особенности и методы сотрудничества», «Основные стратегии менеджмента, используемые для развития бизнеса в сфере MICE-туризма», «Участие в мероприятиях по установлению контактов», «Ознакомительные туры – успех или плохая репутация на долгое время» и другие. Об опыте Германии, Польши и скандинавских стран в сфере MICE-туризма говорилось во время параллельных секций.

О формате мероприятия и его специфике мы побеседовали с директором Вильнюсского бюро конгрессов Иолантой Бенюлене. Вот что она нам рассказала:

«Если мы сравним форматы традиционной туристической выставки и такого b2b воркшопа, как наш, то можно отметить, что они отличаются кардинально. И если в сегменте отдыха очень важно представиться публике с запоминающимся стендом, ярко, зрелищно, с красивыми видами – словом, привлечь потенциального туриста эмоционально, то здесь в фокусе исключительно бизнес-встречи. И самое главное в нашем мероприятии – хорошо подготовленные продукт и исчерпывающая информация о нем. Надо четко знать, что ты продаешь, и предлагать это профессионалам на профессиональном языке. Имею в виду ту терминологию, которую употребляют наши клиенты.

Еще также важно знать клиента, который придет к тебе на встречу: график этих встреч начинает формироваться за месяц до мероприятия, и участник заранее получает информацию, какие компании его посетят. И о них он тоже может получить предварительную информацию, изучив их веб-сайты. Как прилежный ученик, он должен проделать домашнюю работу. И если такая работа выполнена на «отлично», это в несколько раз повышает шансы получить хороший бизнес в будущем! На этом мероприятии мне приходилось даже слышать от клиентов, что экспоненты встречают их с распечатанными страницами их веб-сайта. Вот это подготовка!

Еще хочется отметить, что мы создаем массу возможностей для неформального общения. Это и общие ланчи, и кофе-зоны, и вечерние мероприятия. Конечно, за 20 минут, которые длится встреча, можно завязать контакт, но в процессе дальнейшего общения этот контакт вполне реально усилить. Как и пообщаться со своими коллегами-экспонентами, к примеру, в обстановке релакса.

Если говорить о белорусском рынке, то мы видим здесь потенциал в двух направлениях: те компании, которые хотят продать свой продукт, могут стать участниками и встречаться с нашими европейскими клиентами, а те, кто хотел бы работать на выезд, могут приезжать к нам в числе покупателей и рассматривать богатые возможности Балтийского региона.

В принципе возможно и такое, когда один представитель компании работает на стенде, а второй выступает как hosted buyer. Эта модель, считаю, применима к белорусским турфирмам. Когда мы рассматриваем потенциального клиента из Беларуси, который хотел бы быть hosted buyer, то рассчитываем, что он приведет к нам бизнес. Но он также может быть заинтересован и в том, чтобы привлечь бизнес к себе в страну. И в том случае, если он способен предложить свои услуги по приему, то как посетителя мы его не подтверждаем, для нас он может быть только в качестве экспонета. Ведь при общении он попытается продать услуги своей компании, что наши правила строго-настрого запрещают. А вот если эта самая его компания становится экспонентом, то тогда второго человека мы можем пригласить в роли покупателя, полностью за наш счет.

У нас сформировалась своя система табу. Как я уже отметила, мы не разрешаем hosted buyer`ам продажу своих услуг. Бывают, к примеру, маркетинговые или иные компании, которые пытаются это делать, что совершенно недопустимо. Мы очень строго контролируем вход на выставку. При этом образовательная программа доступна всем. Любой человек может попасть на нее бесплатно. А вот зал, где проходит сама выставка, под строгим контролем. Мы ревностно защищаем покой и интересы тех, кто работает на стендах. Под нашей защитой их инвестиции в развитие бизнеса. Если же мы пустим других поставщиков свободно ходить по залу, как это бывает на туристических выставках, то мы уменьшим возможности тех, кто произвел оплату – как своего участия, так и покупателей. Поэтому поставщиков-неэкспонентов мы регистрируем в категорию specialist-suppliers, проводим для них по залу организованные туры и уводим из рабочей зоны. Обид, конечно, много, но мы так решили, и это решение незыблемое. Свои литовские компании мы к этому уже приучили.

Огромным выставкам трудно контролировать поток – нам в этом плане гораздо легче. Как легче составить и свой «черный список» – не секрет, что у нас такой имеется. В него входят своего рода free loader, случайные люди. Информацией делятся сами участники, иногда просят даже кого-то впредь больше не приглашать. И мы прислушиваемся. Ведь только около 10% в списках участников – повторные клиенты, остальные же 90% стараемся привлекать новых».

Рабочие моменты выставки:

Кто сказал, что релакс – это не часть успешной работы?!

Алеся Асаенок, компания «Санни трэвел», посетитель (hosted buyer):

«Посещать такие мероприятия всегда полезно – и для крупной туристической компании, и для небольшой. Во-первых, это живое общение: ты всегда узнаешь что-то новое. Во-вторых, часто на воркшопах присутствуют те объекты – гостиницы, санатории, которые только-только открываются, – и ты узнаешь о них одним из первых. И, встречаясь со старыми партнерами, ты также первым узнаешь об их новинках. Если и они видят тебя из мероприятия в мероприятие, то это вызывает у них высокое доверие – ты всегда можешь заключить с ними эксклюзивные контракты.

И меня очень удивляет, что в таких мероприятиях участвует очень мало белорусов. Это ведь колоссальный опыт: деловые воркшопы как за границей, так и проходящие у нас, в Беларуси. К сожалению, у многих туристических менеджеров есть боязнь общения один на один: «О чем я с ними буду говорить?». Как о чем?! Спросите, что у них нового, или просто попросите рассказать о себе. Это ведь налаживание контактов! Необязательно работать с ними напрямую, но знать их лично непременно надо!

Когда ты знаешь конкретного человека в гостинице, даже в случае бронировки через кого-то из своих партнеров ты всегда можешь лично просить о повышенном внимании к своим клиентам либо о помощи в некой нештатной ситуации.

Да, отели хотели бы работать с вами напрямую, но они никогда не возражают, если вы осуществляете заказ через DMC (Destination Management Companies), туроператора по направлению. Просто ставьте менеджмент отеля в известность, что это ваши клиенты. Отправляя туриста с крупным туроператором, к примеру, в Турцию, мы владеем всеми контактами в отелях, куда он едет. И нам проще воспользоваться этими контактами в случае каких-то просьб клиента: переселить его в другой номер и т.д. Какие только вопросы нам не приходилось решать: и обеспечения детским питанием и памперсами, чтобы все это уже ожидало семью в номере, и многое другое. В гостиницах есть гест-рилейшн менеджер, а в дорогих отелях – консьерж-сервис, это их компетенция. Но крупный туроператор не станет вникать в такие мелочи, у них ведь поток туристов».

Ольга Стасилович, руководитель отдела корпоративного обслуживания компании «ТОП-ТУР», экспонент:

«Участием я довольна. Это не первый опыт, в качестве покупателей представители «ТОП-ТУРа» посетили Берлин, Барселону, Франкфурт. Особый интерес к нам здесь проявляют российские и польские компании. Это тот перспективный рынок, который мы можем взять на себя. Что касается дальнего зарубежья – а сегодня у нас побывали представители Франции, Испании, Бельгии – то для них наша страна – это настоящая экзотика! Реального знания о нас очень мало.

Уже за первый день работы мы получили конкретные запросы от польской компании – это будет инсентив-тур, из Санкт-Петербурга заявили группу на конец марта, неплохой был запрос и от бельгийской компании, группа до 100 человек.

Большой интерес вызывает производственный туризм, о нем спрашивали немецкая и английская компании. Сегодня интересовались экскурсиями на пивные заводы, индустриальные объекты. Проявляли интерес к медицинским центрам и больницам. Спрашивали, чем у нас можно занять американских туристов. Это особый турист, его не заинтересуешь нашей историей. Будем продвигать национальные традиции и сельские усадьбы. Есть совершенно конкретные запросы. Общались с компанией, которая проводит event-мероприятия на территории разных стран. Попробуем показать им рыцарство, шляхетство – посмотрим, что из этого получится.

Уже есть приглашения к участию в выставках такого формата в Киеве и в Лондоне. Было бы неплохо осенью съездить в Лас-Вегас. Но мы понимаем, что самый реальный рынок – это, конечно, близлежащие страны. Конечно, грамотно было бы на глобальных мировых мероприятиях b2b индустрии выставляться как стране – на общем стенде Беларуси. И объединиться должны все фирмы, предлагающие MICE-туризм в Беларуси.  Идеально, если инициатором такого стенда выступит национальное агентство по туризму. Пока мы не начнем себя рекламировать как страну, к нам люди не поедут!»

Более расширенное мнение Ольги об участии в мероприятиях b2b читайте здесь.

Со своей стороны, наша редакция сделала все возможное, чтобы познакомить участников с MICE-туризмом в Беларуси!

Первый тематический спецвыпуск получился пусть не столь объемным, как хотелось, но в нем участвовали реальные игроки белорусского рынка MICE-туризма.

С директором издательского дома Mash Media Group Ltd, организатором выставки по деловому туризму в Лондоне Полом Колстоном и менеджером компании по развитию международных отношений Теодорой Йилковой

С директором Вильнюсского  информационного центра Йонасом Игнатонисом

Вечерний прием традиционно прошел во дворце великих князей литовских.

Увы, к сожалению, в Беларуси пока еще нет подобных площадок. Тем более таких, где бы турбизнес не ощущал себя бедным родственником!